Microsoft zet groots in op online cloud- en abonnementsdiensten als Azutre en Office 365, maar hoe zit het eigenlijk met de offline tegenhangers Office 2016 en 2019? Is het niet beter om gewoon eenmalig een vast bedrag neer te tellen

Microsoft schijnt niets te klagen te hebben over de inkomsten. Cloud computing is "hot" (er wordt ruwweg een verdubbeling van de omzet verwacht in de periode 2017-2021) en zo'n 30% van die cloud configuraties wordt afgenomen van Microsoft: hun Azure platform.

Ze zijn daarmee de tweede na Amazon Web Services (41,5%). Bij deze getallen wordt gekeken naar "application workload". Als je naar omzet gaat kijken liggen de cijfers duidelijk anders met 41,8% resp. 13,3% marktaandeel. Maar Microsoft heeft de Azure omzet wel verdubbeld ten opzichte van 2016 (bij Amazon kwam er 25% bij). Ook Office 365 is zo'n succesverhaal. In 2018 gebruikte meer dan de helft van de bedrijven het (met Google's G Suite als 2e met zo'n 25%). Er zijn ruim 30 miljoen particuliere gebruikers en 90 miljoen bedrijven. En hiermee heeft Microsoft deze klanten precies waar ze die wil hebben: gebruikers die iedere maand of jaar betalen in plaats van eenmalig.

Office 2019, een verzameling van veel, maar lang niet alle- toevoegingen en veranderingen die in Office 365 zijn aangebracht sinds Office 2016, is een paar keer de laatste "eeuwigdurende licentie" genoemd, hoewel Microsoft onlangs liet doorschemeren dat er misschien nog wel zo'n versie komt. In ieder geval probeert Microsoft potentiële kopers van Office 2019 snel richting Office 365 te sturen; de kopers van zo'n eeuwigdurende licentie zonder updates en de nodige missende functionaliteit ten opzichte van Office 365 zijn een beetje de zielenpieten die nog niet toe zijn aan cloud gebruik, bijvoorbeeld vanwege hun privacy of die van de documenten van klanten die ze met Office verwerken en uitsluitend binnen hun eigen serveromgeving willen houden.

Toch is de einddatum dat je met Office 2016 ook gebruik kan maken van "connected services" (zoals Exchange mailboxen van Microsoft, Onedrive en Skype for Business) onlangs 3 jaar opgeschoven tot oktober 2023.

Hoe staat jij tegenover nieuwe features in Office?
Ik gebruik Office 365 en gebruik regelmatig een nieuwe feature die ik na een update heb aangetroffen
Ik gebruik Office 365 maar werk al jaren ongeveer op dezelfde manier met Office
Ik gebruik een koop-Office versie
Ik gebruik geen Microsoft Office
Created with Survey Maker

Wat kost het minst?

Puur rekenkundig is het wel bijzonder dat Microsoft dit toenemende succes met deze pakketten heeft. Voor privé gebruikers kan Office 365 wel degelijk goedkoper uitpakken. Tot nu toe mocht je met een abonnement van rond de 100 euro per jaar 5 gebruikers binnen je huishouden van Office gebruik laten maken. Vijf Office 2016 Home pakketten kopen geeft een terugverdientijd van 10 jaar ten opzichte van het 365 abonnement. Sinds oktober mag je zelfs 6 gebruikers met ieder tot 5 apparaten gelijktijdig laten inloggen. Daarmee zal een beetje gezin met meer dan 1 apparaat waarop je met Office zou willen werken ook rekenkundig, dus afgezien van voordelen als de 1 Tb cloudopslag en toevoegen van nieuwe features, al snel voor Office 365 kiezen.

Voor Home & Student kost Office 2016 bij b.v. bol.com (alles inclusief btw) slechts 59,95 (terugverdientijd minder dan een jaar want de 1 gebruikers versie kost 69 euro per jaar) en 99 euro voor de nieuwe 6 gebruikers versie van Office 365. Office 2019 Home & Student kost 149 euro en dat verdien je al na 1,5 jaar terug als je alleen werkt en de overige extra's (waaronder 1 Tb Onedrive) niet hoeft maar dat is dus 10 jaar als er 6 leden van je gezin gebruik van maken.

Voor zakelijke gebruikers ligt dat anders. Als bedrijf betaal je gewoon per gebruiker. Een actuele prijs voor de Home & Business voor 2016/2019 is 249 resp. 289 euro tegen 149 euro en de terugverdientijd ligt daarmee op minder dan 2 jaar. Ook hier weer aangenomen dat je Office alleen op 1 Pc wilt (Office 365 dekt 5 telefoons, 5 tablets en 5 pc's, maar allemaal voor 1 gebruiker). En dat je geen behoefte hebt aan Exchange Online met postvak van 50 GB, Skype voor Bedrijven, Microsoft Teams en/of SharePoint Online.

En dat je de extra features nu en in de toekomst wel gelooft. Uit waarneming bij onze klanten blijkt dat de meeste gebruikers alleen de basisfunctionaliteit van vooral Word, Excel en Outlook gebruiken. Een middelgrote klant van ons heeft op de server nog Office 2010 staan. Op de laatste 2 jaar geleverde laptops staat op de lokale schijf ook een Office 2016. Geen van de gebruikers heeft ooit de vraag gesteld waarom op de server niet ook Office 2016 staat. Kennelijk mist niemand al die extra's sinds Office 2010.

Zelf werk ik nog steeds liever met Office 2003 dan met Office 2016. Het is veel sneller en ik vind de keuzes dankzij het menu in plaats van de ribbon ook veel toegankelijker. Uiteraard is dat persoonlijk, maar ik denk dat best veel gebruikers vooral de basisfunctionaliteit gebruiken die ook al aanwezig was in Office 2003. En zelfs al zou nieuwe functionaliteit voor een gebruiker nuttig kunnen zijn: veel gebruikers kennen nieuwere functionaliteit niet eens of begrijpen niet hoe ze het toe moeten passen.

Het is dus knap van Microsoft dat ze zoveel zakelijke klanten weten te verleiden tot een Office 365 abonnement die niets doen met nieuwe functionaliteit in de diverse producten, geen of niet meer Onedrive capaciteit gebruiken dan de gratis 5 Gb en evenmin gebruik maken van de overige extra's. Dat terwijl een koopversie dus al na minder dan 2 jaar (bij genoemde aanbiedingen, bij de adviesprijzen is het ruim 2,5 jaar) goedkoper is dan een maandbedrag betalen.

Wat is er nieuw?

Voor wie toch nieuwsgierig is naar wat er nieuw is in Office 2019, dit is wat Microsoft aangeeft. Ik beperk me hier tot de meest gebruikte programma's, Word, Excel en Outlook. Komt het bekend voor? Dan gebruik je waarschijnlijk Office 365 en werk je dat ook steeds bij, want alle die vernieuwingen zijn een optelsom van Office 365 aanpassingen van de afgelopen tijd. Alle details staan hier. Duidelijk is dat de lijst vernieuwingen kort en weinig spectaculair is, na drie jaar.


Deze 4 aanpassingen gelden voor Word, Excel en Power Point; de 4e ook voor Outlook):

  1. Invoegen van visuele effecten, SVG (Scalable Vector Graphics) bestanden waarin bijvoorbeeld animaties kunnen zijn opgenomen
  2. Inkt, via aanraakschermen invoeren van vormen of wiskundige formules met pen of vinger, of met de muis
  3. Vertalingen van geselecteerde tekst
  4. Toegankelijkheid: het betreft hier vooral verbeteringen en toevoeging van geluiden

Word heeft nog een aantal verbeteringen, zoals wiskundige vergelijkingen maken met LaTeX syntax, voorlezen van tekst met markering van der tekst die voorgelezen wordt of het invoegen van een 3D-model dat de lezer van de tekst ook kan draaien. Een aanpassing zoals "Een pagina tegelijk, naast elkaar weergeven (in boekvorm) ", tsja, dat heb ik hier in Word 2003 ook. Volgens mij is het enige wat daar anders in is dat je het met je vinger kunt doorbladeren, op een aanraakscherm.

Excel heeft 6 nieuwe functies, 2 nieuwe grafieken en 3 nieuw thema's. Automatisch aanvullen is makkelijker omdat je ook een deel van een functie kunt invullen (zoals =DAGEN waarna je bijvoorbeeld ook Netto.werkdagen krijgt en niet alleen wat met Dagen begint. Verder kun je met Ctrl klik cellen uit een selectie halen als je per ongeluk te veel hebt geselecteerd, zodat je niet opnieuw hoeft te beginnen. Daarnaast is er een aantal verbeteringen aan draaitabellen toegevoegd en verbeteringen voor het delen van bestanden.

Outlook heeft nu een mogelijkheid om mails met prioriteit apart weer te geven maar dat werkt in de Office 2019 versie alleen met een Microsoft Exchange account. Zo niet, dan kun je nu sorteren, wat in eerdere versies al werkte maar later niet meer. Ja, zo kun je nog eens wat "nieuws" aanbieden. Voor het plannen van vergaderingen kun je tot 3 tijdzones weergeven en de reacties van genodigden op een vergaderverzoek. Er is bijvoorbeeld ook een optie toegevoegd om ongelezen berichten in verwijderde items op gelezen te zetten. Dat maakt je toch benieuwd wie daar om gevraagd heeft. Staan berichten niet in de map Verwijderde items omdat je ze weg wilt hebben? Wat maakt het dan nog uit of ze gelezen of ongelezen zijn?

Wat hebben zij niet?

Je zou hier uit af kunnen leiden dat 3 jaar betalen voor Office 365 ook niet echt veel nieuws gebracht heeft; het zijn immers de aanpassingen van Office 365 van de afgelopen jaren die Office 2019 van Office 2016 onderscheiden. Dat is niet helemaal waar. Er zijn een paar mogelijkheden die al wel in Office 365 zitten maar niet in Office 2019 zijn gestopt. Het gaat hier om "real time" samenwerken in een Excel document, het "Researcher panel/Smart Lookup" van Word (een soort Bing zoekfunctie binnen Word). Bij PowerPoint mist Quickstarter voor het doen van onderzoek naar een onderwerp (zie hoe dat moet) of Designer (waarin dia-ontwerpen worden gesuggereerd). Verder heeft de Autosave van Office 2019 niet de mogelijkheid om aanpassingen te vergelijken of terug te draaien.

Wat je ook niet meer hebt is OneNote. Maar dat geldt ook voor de gebruikers van Office 365. Onenote zit (gratis) bij Windows 10 als UWP (Universal Windows Platform app). Enkele opties van de OneNote 2016 versie ontbreken maar er zijn ook functies aan de Windows 10 versie toegevoegd die niet in de 2016 versie zitten. Er is dus geen "2019" versie. Het grootste bezwaar tegen de Windows 10 versie is dat je niet lokaal je OneNote bestanden kunt bewaren. Het moet via OneDrive. Bij mij wekt dat altijd direct achterdocht. Waarom wil Microsoft mijn OneNote bestanden zo graag op hun Onedrive?

Goed nieuws is als Microsoft OneNote 2016 niet meer update kunnen ze het programma ook niet verder kunnen verknoeien, functies weghalen en zo, waar Microsoft helaas nogal goed in is. Ook de Windows 8 en lager gebruikers zullen het met deze 2016 versie moeten doen.

Azure

Voor Azure geldt iets vergelijkbaars. Een via Azure geconfigureerd systeem, bijvoorbeeld een Windows server in de cloud, is natuurlijk heel flexibel. Je kunt het hele systeem makkelijk uitbreiden of inkrimpen en de betaling is afhankelijk van het werkelijk gebruik. Je kunt het systeem overal vandaan benaderen en de beveiliging, backups en oplossing van de problemen hoef je niet uit te voeren op je locatie. Maar als je een server een belangrijk deel van het etmaal gebruikt (zelfs al is de werkdag van de gebruikers maar 8 uur is het toch onhandig als de server buiten die uren niet actief is om op de uurprijs te sparen), hoe zit dat dan financieel?

Hiervoor heeft Microsoft een [urlx=https://azure.microsoft.com/nl-nl/pricing/]Site.


Je kunt daarin de kosten bereken van bijvoorbeeld een virtuele server gebaseerd op Windows. Zie de afbeelding: bij 24 uurs beschikbaarheid kost deze 190 dollar per maand exclusief opslag, zeg maar even rond de 2000 euro per jaar. Een eenvoudige server zoals een Xeon e5 v4, met 8 Gb en ook exclusief opslag en Server 2016 kost ook zo'n 2000 euro, eenmalig.

Natuurlijk komen er beheerkosten bij, maar ook op Azure virtuele servers moet je zaken onderhouden. Kortom, ook bij een Azure server kun je de "terugverdientijd" natuurlijk niet op 1 jaar zetten, ten opzichte van een simpele fysieke server, er is meer tijd nodig voor onderhoud en je hebt elektriciteitsverbruik, maar is waarschijnlijk niet langer dan de krap 2 jaar die ik voor de Office 2016/2019 versus Office 365 aangaf. Je betaalt dus een forse premie voor de Azure beschikbaarheid (99,9%) tegenover de (ook kleine) kans dat je fysieke server uitvalt en zaken als de hogere flexibiliteit.

Die beschikbaarheidstijd ligt in de praktijk lager want er komt ook nog de kans bij dat storingen in je internetverbinding het iedereen onmogelijk maken op de cloud server te werken. Op fysieke servers kun je, via directe toegang tot de serverschijven, wel doorwerken zonder internet; werk je uitsluitend op servers met remote desktop dan zal dat ook via een internetverbinding lopen en is dat nadeel van een cloud server in gelijke mate van toepassing op de toegang tot de fysieke server.

Hoe presteert zo'n Azure server? Zelf heb ik enige tijd een basis Azure server gehad waarvan de kosten werden gedekt door Azure credits in het Microsoft Action Pack voor ontwikkelaars. De server stond gemiddeld de helft van de week aan omdat deze vooral werd gebruikt door een medewerker die voor mij programmeerde en geen volle werkweek werkte. Hierdoor "verbruikte" ik ongeveer 85 euro in de maand. Ik was niet enthousiast over de snelheid van de server. Uiteindelijk is de medewerker weer op een stand alone Pc gaan werken en hoewel het een refurbished i5 systeem met 8 Gb RAM was (het was toen niet zeker hoe lang hij nog zou blijven) was het systeem aanmerkelijk sneller en de "terugverdientijd" zou hier maar 2 maanden zijn geweest.

Ook hier is het knap van Microsoft hoeveel zakelijke gebruikers zij Azure kunnen verkopen terwijl de kosten voor vrijwel iedereen aanmerkelijke hoger zullen liggen dan voor een eigen fysieke server. Daar moet ik wel bij aantekenen dat er wel degelijk aanzienlijk goedkopere cloudsystemen zijn dan via Azure.