Exchange kan gerust groupware worden genoemd door de uitgebreide gedeelde agenda-functie, waarmee je in elkaars agenda kunt kijken en bijvoorbeeld vergaderruimte kunt reserveren. De openbare mailmappen is nog een voorbeeld van groupware-functionaliteit. Dat zijn direct ook de functies die bij IDG het meest intensief worden gebruikt.

Het systeem dat Rick Val bij IDG beheert omvat ongeveer 85 werkstations met Windows XP. Hij weet nog dat Domino Server als mailserver werd ingezet bij de uitgeverij. Toen hij in dienst kwam, werd dat nog naast Exchange 5.5 gedraaid. Val: “Exchange 5.5 voldeed aan de wensen en eisen. We hebben er daarom voor gekozen om Lotus Domino uit te faseren: het onderhouden en faciliteren van twee mailsystemen is kostbaar en tijdrovend.”

Migratie

IDG heeft een Exchange Server die draait op een Dell PowerEdge 2950 met twee Intel Xeon processors van 2GHz en 4GB werkgeheugen. In 2007 is het bedrijf gemigreerd van Exchange Server 2000 naar 2003 op Windows 2003 Server. Rick Val geeft een goede reden voor de late migratie: “IDG wil, voor wat betreft de productieomgeving, niet vooraan lopen, vanwege bugs en andere onvolkomenheden in nieuwe systemen. We spelen het veilig, voor zover dat mogelijk is, en wachten sowieso met implementatie totdat het eerste servicepack verschenen is.”

Exchange 2007 draait op dit moment in een testomgeving. Die migratie staat op de rol voor de tweede helft van dit jaar. Dan gaat de server waarschijnlijk over naar een virtuele machine.

IDG heeft gekozen voor de Enterprise Editie van Exchange, onder andere vanwege de database limiet. Deze is op de standaard versie 75GB en op de Enterprise editie 16TB. Er draaien nu vier storagegroups, waarvan er vier in productie zijn en er een apart staat voor data recovery. De storagegroups zijn elk opgesplitst in twee databases.

Deze opzet heeft onder andere te maken met de restore-tijd: hoe kleiner de database, hoe korter de restore-tijd. Bijkomend voordeel is dat je de prioriteit kan bepalen van de te restoren database (bijvoorbeeld de boekhouding eerst, dan pas het uit te betalen salaris…)

Exchange 2007

Hoewel Val tevreden is over de configuratie, gaat er toch gemigreerd worden. Exchange 2007 is volgens hem aantrekkelijk onder andere vanwege de mobiele functies en de verbeterde Outlook Web Access-functionaliteit. Momenteel gebruiken een aantal werknemers de Blackberry voor hun mail. De beheersoftware van RIM blijkt daarin prima te voldoen. Je kunt een apparaat bijvoorbeeld uitsluiten van het netwerk, en je kunt het apparaat van afstand wissen als iemand het apparaat in de trein heeft laten liggen.

Sinds SP2 biedt Exchange 2003 ook mogelijkheden om mail te pushen. De mogelijkheden voor mobile mail zijn in Exchange 2007 wel uitgebreid. Daarmee kunnen ook andere smartphones worden ondersteund. IDG is toch een bedrijf met een technische uitstraling en wil daarom ook niet te ver achterblijven bij de ontwikkelingen.

Een andere standaardfunctie voor Exchange 2007 is unified messaging. Hiermee kan je bijvoorbeeld voice- en faxberichten in je Outlookclient ontvangen. Ook kun je mailberichten op bijvoorbeeld je mobiele telefoon laten voorlezen. “Maar aangezien IDG gebruik maakt van Blackberry’s is deze feature voor ons minder interessant, maar het is wel leuk als gadget ” aldus Rick Val.

Exchange 2007 geeft de beheerder standaard ook de mogelijkheid om te scripten via de Exchange Management Shell. Dit biedt de mogelijkheid om beheertaken te automatiseren. Hiervoor zijn op inmiddels al vele scripts te vinden.

Alternatieven

“Omdat onze kantoorautomatisering Microsoft-georiënteerd is, zijn er voor ons op dit moment geen goede alternatieven voor Exchange”, zegt Rick Val. Maar hij blijft de markt wel in de gaten houden. Hij noemt een paar open-source pakketten die hij met een schuin oog in de gaten houdt, zoals Zimbra en Zarafa. Dat zouden serieuze concurrenten kunnen worden van Microsoft. Als de voordelen op gaan wegen tegen de nadelen van een migratie, dan zal Val er zeker geen nee tegen zeggen. “Maar het blijft toch een kwestie van kosten en baten”, zegt hij. Met de software die nu draait bij het bedrijf, zoals Outlook 2003 en Sharepoint is het nu nog niet verstandig om op iets anders over te stappen.

“Sinds vorig jaar gebruiken we Sharepoint 2007, dat werkt naadloos samen met Outlook. Vooral de mogelijkheid in Exchange 2007 om via Outlook Web access bij je documenten te kunnen komen is erg aantrekkelijk”, zegt val. “Je zit dan wel meer aan Microsoft-producten vast”, merkt hij nog op. Maar heel erg vindt hij dat niet. “Zolang we niet blind achter Microsoft aanrennen is er niets aan de hand”, relativeert hij. Losse delen in de infrastructuur zet hij gerust op een ander systeem. Zo draait bijvoorbeeld de ftp-server van het bedrijf op Linux. Hij wil flexibel blijven.

Kleinigheden

Exchange draait dan wel goed, maar er zijn toch een paar kleinigheden die voor verbetering vatbaar zijn. Zo is de logging niet altijd even doorzichtig. Het Message Tracking Center van Exchange geeft niet alle informatie. Gelukkig komt de mail eerst binnen op twee FreeBSD mailservers, die over een veel betere loggingsysteem beschikken.

Spam en Virusfiltering

Op de FreeBSD machines wordt greylisting toegepast voordat de mail verder gaat naar de Barracuda spam- en virusfilter en daarna naar de Exchangemachine. Op de Exchangeserver wordt vervolgens ook nog op spam en virussen gecheckt door Scanmail. “Het is een best practice om je mail door de software van twee vendors te laten scannen. Na dat dubbele werk wordt de mail op het werkstation trouwens ook nog gescand door Office Scan”, legt Val uit.

Bron: Techworld