De eerste verzending van de digitale stukken voor de plenaire vergadering van dinsdag gebeurde gisteren. De vaste koeriers zijn nog wel op afroep beschikbaar, mochten er problemen zijn met de app.

De senatoren zijn in ieder geval enthousiast. Met hier en daar wat gemopper 'dat er nu eenmaal niet aan digitaal vergaderen ontkomen kan worden', vertelt griffier G.J. Hamilton tegenover Webwereld. "De kamerleden krijgen dit weekend alleen de digitale stukken toegestuurd en zullen zich daarmee inlezen voor de plenaire vergadering van dinsdag. Er wordt door de administratie op aanvraag nog wel geprint, maar die stukken worden op de vergadering pas overhandigd. De digitale stukken zijn dus vanaf nu leidend voor alle senatoren."

iPad 2 van 64 GB met 3G-abo

Voor het project kregen de senatoren allemaal een iPad 2 met 64 GB en met een 3G abonnement. De Eerste Kamer liet speciaal een eigen app bouwen door het bedrijf Sogeti, dat de opdracht via een mantelovereenkomst met de stichting ICTU kreeg. Het bedrijf ontwikkelde de app in zeven maanden, voor een bedrag van 104.000 euro."Een mooi project voor ons", zegt Ruud Poels, persvoorlichter van Sogeti. "We hebben de app stapsgewijs opgeleverd en aangepast naar de wensen van de Eerste Kamer."

De senatoren kunnen via de app alle vergaderstukken en - agenda's inzien. Verder kunnen er in de kantlijn aantekeningen worden gemaakt, vergelijkbaar met gele post-it's, die lokaal worden opgeslagen. De afdeling ICT van de Eerste Kamer stuurt de stukken voor elke vergadering versleuteld naar de iPads. Wanneer een senator zijn iPad kwijtraakt, verwijdert de afdeling ICT alle data van de iPad op afstand.

Eerste Kamer- voorlichter Jurgen Bügel geeft aan dat bestaande apps ontoereikend waren. Via de digitale agenda in de app kunnen senatoren direct doorklikken naar bijbehorende documenten. Die kunnen weer gelinkt zijn aan adviezen van de Raad van Staten of Europese dossiers. Het is, volgens Bügel, een te complexe structuur voor bestaande apps vanwege de documenten die aan elkaar zijn geknoopt.

Niet voor burgers te downloaden

Alle stukken van de Eerste Kamer app zijn ook te vinden op de website van de Eerste kamer en zijn in principe voor iedereen openbaar. Maar de app kan niet door burgers worden gedownload. Volgens voorlichter Bügel komt dit onder meer omdat op de app ook vertrouwelijke stukken te vinden zijn die alleen voor de Eerste Kamer van toepassing zijn. Daarnaast zouden de senatoren in de toekomst via de app vragen kunnen indienen voor een minister, die de griffier dan verzamelt en stroomlijnt.

Griffier Hamilton geeft een andere invulling aan de beslotenheid van de app. "Het gaat niet om vertrouwelijke stukken, al zou dat in sommige gevallen kunnen voorkomen. Maar dat heeft totaal niets te maken met de reden waarom de app niet in de app store te vinden is. We denken daar simpelweg nog over na, maar eerst willen we kijken hoe en of de app werkt in dit proefproject onder de senatoren. Eventueel later kan er gedacht worden aan openbaarmaking van de app. Maar dat is toekomstmuziek."

Toestemming voor een app

De senatoren moeten voor het downloaden van andere apps voor de iPad toestemming vragen aan de ICT-afdeling. Ze kunnen er niet zelf naar hartenlust apps op zetten. "Het is voor functioneel gebruik, vandaar dat we het beheer van de apps ook centraal hebben geregeld", vertelt Hamilton. "Het dient puur ter vervanging van de papieren vergaderstukken. Wanneer een senator een bepaalde app wil, kan diegene dat aangeven bij de ICT-afdeling. Die bepaalt of de app veilig is en kan hem eventueel plaatsen op de iPad. De senator moet daar dan zelf voor betalen." Of Angy Birds al is aangevraagd, weet de griffier niet.

Aanstaande dinsdag zal bljken of de app en het vergaderen via de iPad succesvol is. "Elk innovatief initiatief heeft namelijk een afbreukrisico. We houden een Excellijst bij met vragen en wensen, zodat we nog aanpassingen kunnen maken op de app en de procedure", vertelt Hamilton, "we zijn in Europa in ieder geval het enige en eerste land dat op deze manier vergadert."